Již brzy bude účinná včera schválená rozsáhlá novela zákoníku práce, která mimo jiné umožní a usnadní digitalizaci personálních procesů na pracovišti a komunikaci mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Navrhované změny určitě zjednoduší elektronické podepisování HR dokumentů, ale zcela spokojeni nejsme.
O novele zákoníku práce předložené Ministerstvem práce a sociálních věcí ČR jsme informovali již v únoru tohoto roku. Na konci června návrh prošel třetím čtením v Poslanecké sněmovně, Senát jej nedávno vrátil s drobnými pozměňovacími návrhy a včera v noci Poslanecká sněmovna schválila finální znění návrhu (které jsme zevrubně rozebrali zde). Jak tedy půjde nově digitalizovat HR dokumenty?
Elektronické doručování důležitých dokumentů
Novela uvádí vybrané dokumenty (označuje je „písemnosti“), na něž se vzhledem k jejich významu vztahuje přísnější režim doručování, tedy do vlastních rukou předáním na pracovišti či prostřednictvím datové schránky, sítě nebo služby elektronických komunikací nebo provozovatele poštovních služeb.
Mezi tyto písemnosti budou i přes řadu připomínek a zavedenou komerční praxi zahrnuty i mzdové a platové výměry. Tento přísný přístup pro zaměstnavatele už delší dobu představuje nadbytečnou administrativní zátěž a může vést (u poctivých zaměstnavatelů) ke dvojkolejnosti doručování při vzniku pracovního poměru nebo jeho změnách. Písemností je díky novele alespoň o něco méně.
Smyslem přísnějšího režimu doručování má být potřeba lepší prokazatelnosti v případě potenciálního sporu. U sporných ukončení pracovního poměru nemáme připomínek, ale pokud jde o změnu výše mzdy nebo platu zaměstnance, okamžik doručení výměru není rozhodující a v praxi se spory v této oblasti v zásadě neobjevují (zejména s ohledem na to, že v drtivé většině dochází prostřednictvím nového o výměru k navýšení mzdy/platu zaměstnance). Snad tedy zákonodárce zareaguje v další novelizaci a fakticky „papírová agenda“ výměrů zmizí.
Souhlas s elektronickým doručováním
Doručování zaměstnanci prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je možné pouze na základě souhlasu zaměstnance s takovým způsobem doručení vyjádřeného v samostatném písemném prohlášení. Souhlasy tedy není možné plošně zahrnout např. do pracovních smluv, jako je tomu u pracovních cest nebo práce přesčas.
I tuto úpravu považujeme za příliš přísnou – z našeho pohledu by postačil souhlas písemný. Nadto je zaměstnanec (i nadále) oprávněn tento souhlas kdykoliv písmeně odvolat, což může zaměstnavateli opět způsobit administrativní komplikace.
V čem novela vychází digitalizaci vstříc je zrušení nutnosti potvrzení převzetí písemnosti pomocí datové zprávy podepsané uznávaným elektronickým podpisem, což doposud elektronické doručování fakticky znemožňovalo. Namísto toho se zavádí institut fikce doručení.
Co se může jevit jako poměrně nešťastné je lhůta, po jejímž uplynutí se písemnost považuje za doručenou, která v tomto případě činí 15 dnů, na rozdíl od doručování do datové schránky. Rozdílně nastavené lhůty pak z našeho pohledu úpravu zbytečně komplikují a činí ji méně přehlednou.
Doručování do datové schránky
Jistá liberalizace přichází v doručování zaměstnanci do datové schránky, kde již nebude vyžadován písemný souhlas zaměstnance. Nově postačí, že zaměstnanec svou datovou schránku neznepřístupní pro dodávání dokumentů z datové schránky jiné fyzické či právnické osoby.
Doručování zaměstnavateli
Méně palčivým problémem pak v praxi bývá doručování zaměstnavateli ze strany jeho zaměstnanců. I zde novela přichází s drobnými úpravami. V doručování písemností zaměstnavateli prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací přichází jisté rozvolnění – doručení nastává potvrzením převzetí zaměstnavatelem datovou zprávou, ta již ale nemusí být opatřena uznávaným elektronickým podpisem ani uznávanou elektronickou pečetí. Pokud navíc zaměstnavatel převzetí nepotvrdí, má se ve lhůtě 15 dnů písemnost za doručenou.
Od kdy začnou změny platit?
Účinnost výše popsaných ustanovení nastane 1. den po vyhlášení novely ve Sbírce zákonů; při troše štěstí již 1. října 2023. Ačkoliv mohly být změny ještě vstřícnější, i tak nás novela opět o kousek přiblíží k maximální možné digitalizaci. Sluší se dodat postřeh z praxe: řada společností zhodnotila pragmaticky související rizika dosavadní úpravy a fakticky zdigitalizovala všechny nesporné HR dokumenty již dávno před přicházející novelou. Ty ostatní, jimž riziko nebylo blízké, mají právě nyní možnost vše udělat v souladu se zákonnou úpravou. Rádi všem takovým pomůžeme s revizí dokumentace, změnou procesů, praktickými úskalími digitalizačních projektů či výběrem a posouzením řešení.
Naše kancelář se dlouhodobě snaží o modernizaci právního řádu a právního prostředí. Jsme členy ICT Unie, angažujeme se v projektech eGovernmentu a aktivně se podílíme na legislativě a činnosti pracovních skupin v oblasti eGovernmentu a na školení odborné veřejnosti i justice.
Týmy pracovního práva a technologického práva v HAVEL & PARTNERS poskytují právní podporu komplexním projektům přechodu personalistiky na elektronickou podobu právního jednání, využití elektronické identifikace a paperless fungování organizací bez omezení jejich velikostí či oboru jejich činnosti. I v této oblasti se na nás tak můžete obrátit.
