Mnoho klientů se v procesu digitální transformace setká s tím, že druhá strana odmítá dvoustranný dokument podepsat elektronicky. Někdy s argumentem, že „nemají elektronický podpis“, jindy deklarováním nedůvěry v technologie, občas také s odvoláním na zavedené interní papírové schvalovací „kolečko“. Bez ohledu na důvody se tak digitálně smýšlející klienti dostávají do kolize se svou plně digitální strategií a uvažují jak dál. Pokud jste na tom podobně, poradíme jak na to.
Na úvod ujištění – zkombinovat papírovou a elektronickou podobu téhož dvoustranného dokumentu obecně lze a výsledné jednání bude samozřejmě platné. Pro jednoduchost nezmiňujeme specifika některých dvoustranných dokumentů ani výjimky, k nimž ve světě podepisování dochází. Snažíme se pouze o jednoduché a srozumitelné vysvětlení typických situací, které často s klienty řešíme.
Hybridní cesta
Pokud Vám protistrana odmítá podepsat dvoustranný dokument a Vy jej za každou cenu toužíte podepsat elektronicky, nezbyde Vám z pohledu právní jistoty nic lepšího než uchovávat originály jednání obou stran. Tedy starat se paralelně o papírový dokument s vlastnoručním podpisem druhé strany a elektronický dokument s Vaším elektronickým podpisem.
Pro právní udržitelnost a prokazatelnost je vhodné si dokumenty vhodným způsobem propojit, jakkoli je to z pohledu dlouhodobého uchovávání složité. Smysl to má zejména pro případné dokazování u významnějších právních jednání. Administrativně je to nicméně mimo výjimečné případy neudržitelná praxe. Podobná situace nastává, když dokument podepíšete jako první elektronicky a druhá strana jej vytiskne, podepíše na papír a zašle Vám nazpět poštou jejich „originál“.
Z právního pohledu kombinaci podob téhož dokumentu paušálně neodmítáme, ale rozhodně ji nedoporučujeme.
Procesně se k této situaci klienti nejčastěji staví tak, že nejprve nechají podepsat „nedigitální“ stranu. Ta zašle papírový dokument zpět, klienti si jej naskenují a následně podepíší elektronicky (často v důsledku zavedení svého plně elektronického schvalovacího kolečka).
Uchovávají si pak papírový i elektronický dokument, i když je výsledný elektronický dokument vizuálně opatřen podpisy obou stran. Pokud je v budoucnu potřeba, takoví klienti umí prokázat i originální „papírové“ jednání druhé strany – s pouhým skenem původního dokumentu nemusí být dokazování úspěšné. A to i přes to, že soudy dlouhá desetiletí v drtivé většině případů přijímaly jako důkaz faxovou podobu výsledného dvoustranného jednání, přestože šlo často o špatně čitelnou složeninu dvou originálních listin (kdy druhý v pořadí již obsahoval sken podpisu z prvního) vytištěnou z přenosového zařízení.
Jen pro zajímavost – v sousedním Německu stále používá fax často či velmi často třetina obchodních společností. Dokazování pouhými kopiemi oboustranně podepsaných dokumentů (faxem či postupně e-mailem zaslané skeny podpisů obou stran) je tedy stále možné, nicméně právně či technologicky už většině klientů tato praxe pochopitelně nevyhovuje.
Plně elektronická cesta
Pokud cílíte na jediný důkazně spolehlivý dokument, je možné papírový dokument převést tzv. autorizovanou konverzí do elektronického „originálu“. Ideální cestou je v tomto ohledu autorizovaně převádět až výsledný papírový dokument podepsaný oběma stranami. Vznikne tak pouze jediný výstupní elektronický dokument se stejnými právní účinky jako má jeho papírový originál. Pokud se o výstupní dokument bude klient správně starat, lze vstupní papírový dokument skartovat. I když tento postup není z administrativního hlediska jednoduchý a zachovává nevýhody analogové komunikace, klienti nakonec dosahují svého cíle uchovávat dokumenty výhradně v elektronické podobě.
Přistoupí-li klient k autorizované konverzi papírového originálu od druhé strany a až následně ho bude chtít elektronicky podepsat, nejrozšířenější podpisové platformy (např. DocuSign) během procesu podepisování konvertovaného dokumentu odstraní veškerá metadata a výsledný dokument nemusí být plně použitelný jako spolehlivý důkaz. Pokud byste přesto toužili po vlastním elektronickém podpisu, bude z pohledu spolehlivého dokazování vhodné společně uchovávat, jak dokument vzniklý autorizovanou konverzí, tak jeho verzi následně podepsanou elektronicky.
Jak nehledat jiné cesty
Co ale dělat, pokud se Vám (ve snaze o plnou digitalizaci) vrátí vlastnoručně podepsaný papírový dokument, Váš oprávněný podepisující se nachází v zahraničí nebo je delší dobu na dovolené a Vy potřebujete dokument urychleně podepsat a pracovat s ním jen v elektronické podobě?
Pokud si odmyslíme plnou moc, kterou někomu přítomnému jinak oprávněná osoba udělí s předstihem (zmocněnec by podepsal na papír a následně provedl autorizovanou konverzi), vracíme se k výše uvedené hybridní variantě. V takových situacích rozhodně nedoporučujeme volit výjimečná a neprověřená řešení, neboť se mohou v nejnevhodnější moment vrátit v podobě důkazní nouze.
V těchto situacích by měla na scénu přijít edukace druhé strany. Klientům doporučujeme v rámci transformačních projektů mít „v šuplíku“ jednoduché vysvětlení o právní závaznosti navrženého procesu elektronického právního jednání i jeho praktických výhodách. Kromě vhodné argumentace pomáhá často druhou stranu přesvědčit i správný výběr renomovaného řešení jako platformy k podepisování, která od druhé strany ideálně nic nevyžaduje (např. kvalifikované certifikáty – laicky "podpis z pošty“) a dokáže oběma stranám zajistit separátní auditní stopu jako podpůrný důkaz o elektronickém podpisu konkrétního dokumentu.
Někteří klienti se těmto situacím snaží předcházet sjednáním výlučně elektronického podepisování a doručování dokumentů v rámcových smlouvách nebo v separátních dohodách o elektronickém podepisování a doručování dokumentů. Takový přístup je z našeho pohledu vhodné zvolit již ve fázi zahájení využívání nového elektronického řešení na straně digitálně smýšlejícího klienta, lze jej spojit s hodnotami a postojem digitalizující společnosti a již zkraje procesu lze vytipovat entity, které mohou digitalizaci vzájemného jednání sabotovat, a s nimi poté pracovat.
