Digitálně smýšlející společnosti si již uvědomily nebo postupně uvědomují výhody podepisování a vedení dokumentů v elektronické podobě. Tento trend je neodvratitelný a my jsme rádi, že i aktuální právní úprava pomáhá (byť zatím ne úplně) tento trend v praxi realizovat. Od léta minulého roku máte možnost nahradit požadavek na úředně ověřený podpis jeho elektronickým ekvivalentem.
Proto při koupi nemovitosti, založení společnosti, zástavě nebo převodu obchodního podílu ve společnosti nebo u smlouvy zapisované do rejstříku zástav, u kterých standardně platí povinnost úředně ověřeného podpisu, můžete tyto dokumenty mít pouze digitální.
Možnost nahradit požadavek na úředně ověřený podpis upravuje § 6 zákona č. 12/2020 Sb. o právu na digitální služby (“ZPDS”), označovaný také jako “digitální ústava ČR”. Pojďme se podívat, jaké konkrétní možnosti nám ZPDS nabízí.
Ptáte se, proč jste se zatím se žádným způsobem v praxi nesetkali? Důvodem je chybějící nebo zatím málo prakticky využitelná realizace jednotlivých variant způsobená nečinností státu. To ale neznamená, že by alespoň jeden ze způsobů nešlo v praxi využít už nyní!
První variantou je registrace kvalifikovaného certifikátu pro elektronický podpis (laicky certifikát z Pošty) prostřednictvím Portálu občana. Následný elektronický podpis, který bude na tomto certifikátu založen, bude mít automaticky účinky úředně ověřeného podpisu. Úzkým hrdlem limitujícím praktické použití ve větším rozsahu je (i) složitost procesu registrace certifikátu a (ii) technická nepřipravenost orgánů veřejné moci, kterým takto podepsaný dokument bývá adresován.
Druhou variantou je legalizace elektronického podpisu pověřenou osobou (notář, pracovník na Czech POINTU nebo advokát), která jakýkoli Váš elektronický podpis (ano, i např. scan Vašeho podpisu vložený v editoru) pozvedne na ekvivalent úředně ověřeného podpisu. Podmínkou proto není kvalifikovaný certifikát. Prakticky realizovatelná je tato varianta aktuálně pouze u notářů. U Czech POINTU a advokátů čekáme na schválení metodiky nebo realizaci vhodného informačního systému.
Chcete-li již nyní jednat plně digitálně, máme pro Vás jednoduché doporučení, kontaktuje některého z notářů, který již tuto službu nabízí. Notář je oprávněn a prakticky schopen svým kvalifikovaným elektronickým podpisem (a kvalifikovaným el. časovým razítkem) nahradit požadavek úředně ověřeného podpisu. Předtím, než toto notář učiní, je povinen podepisující osobu identifikovat. To může udělat na dálku prostřednictvím videokonference a přihlášením podepisujícího například přes BankID. Zajímavé pro praxi je, že notář umí takto zpracovat dávkově i velké množství dokumentů.
Pouze pro úplnost doplňujeme třetí variantu, kterou je vytvoření elektronického ekvivalentu úředně ověřeného podpisu prostřednictvím záznamu informačního systému veřejné správy. Tuto variantu si v praxi prozatím nevyzkoušíme. V průběhu roku 2023 (tedy se zpožděním více jak půl roku) by měla být přidána patřičná funkcionalita do Portálu občana. Pro využití této varianty bude vyžadováno ověření identity podepisujícího s nejvyšší úrovní záruky (eObčanka, čipová karta a jiné málo rozšířené metody).
Pevně doufáme, že nás v brzké době čeká významný posun v praktickém využívání jednotlivých variant vytváření elektronických úředně ověřených podpisů. Budeme Vás o něm včas a vhodně informovat. Do té doby si musíme vystačit s poskytováním služeb od notářů nebo registrací kvalifikovaných certifikátů přes Portál občana. I tak zde již dnes máme způsob, jak digitalizovat i dokumenty, které musely být do poloviny minulého roku jen na papíře.
V této souvislosti radíme klientům a jejich manažerům s praktickými aspekty digitální transformace a neomezujeme se přirozeně pouze na digitální dokumenty. S některými klienty budujeme a z pohledu práva vhodně nastavujeme jejich produkty a aplikace umožňující často jednoduše naskočit na digitální přemýšlení a procesy. Pokud byste měli zájem o podrobnější diskusi, neváhejte nás kontaktovat.
