Datová schránka místo mailu?

Zavedení datových schránek představovalo zásadní obrat v doručování úředních dokumentů. Pro málokoho představují datové schránky něco víc než spolehlivé spojení s veřejnou správou, to se ale může brzy změnit – koneckonců se tak již děje.

Do zaběhnutého způsobu užívání datových schránek zasahují některá ustanovení velkého novelizačního zákona č. 261/2021 Sb. (tzv. DEPO). Ten přinesl změny v zákoně upravujícím datové schránky (zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů).

První velká změna se týká povolení příjmu tzv. poštovních datových zpráv. Zatímco dosud bylo možné datovou schránku „uzamknout“, znemožnit tak příjem zpráv soukromoprávní povahy a ponechat si datovou schránku čistě pro komunikaci s úřady, od 1. 3. 2022 došlo k automatickému povolení příjmu veškerých datových zpráv, a to u všech datových schránek. Znepřístupnění soukromoprávní komunikace může nově učinit pouze nepodnikající fyzická osoba.

Současně přichází i změny v doručovaní. Dosud se za doručení v rámci soukromoprávní komunikace považoval okamžik přihlášení do datové schránky. Nově však dochází k zavedení fikce doručení, která nastává desátým dnem ode dne dodání, a to i tehdy, kdy se držitel datové schránky nepřihlásí. U datových schránek tato fikce dosud platila jen pro komunikaci s úřady. Ne vždy ale bylo na první pohled zjevné, o jaký typ komunikace se jedná a na povaze některých zpráv se zcela neshodovala ani judikatura. Dá se tedy říct, že sjednocení pravidel pro doručování bylo namístě.

Otázkou však zůstává, jestli si jsou držitelé datových schránek těchto změn vědomi. Může se stát, že se na držitele datové schránky začnou obracet jeho klienti či zaměstnanci v záležitostech, které byl zvyklý řešit dosud po telefonu či e-mailem.  Na pozoru by se neměli mít jen ti, kterým byla vzhledem k jejich činnosti schránka zřízena, nebo si o ni sami zažádali, ale i ti, kteří dosud datovou schránku vůbec nemají a ani ji mít nemuseli. Mnohých z nich se totiž mohou týkat změny, které přijdou s počátkem roku 2023.

Stále platí, že zatímco běžným fyzickým osobám datovou schránku zřídí Ministerstvo vnitra jedině na žádost, vybraným podnikajícím fyzickým osobám je zřizována automaticky po zapsání do příslušné evidence či rejstříku – to platí například pro advokáty, auditory, daňové poradce, insolvenční správce, znalce, překladatele a soudní tlumočníky či projektanty podle nového stavebního zákona.

Tento okruh osob bude ale od 1. ledna 2023 rozšířen o všechny ostatní podnikající osoby. Automatické založení datové schránky se tak bude týkat každého, kdo je zapsán v registru ekonomických subjektů a má vlastní IČO.

Ministerstvo vnitra navíc nejpozději do 1. března 2023 zřídí datovou schránku každé právnické osobě, a to bezodkladně po zápisu do registru osob, což může zaskočit například družstva, spolky, církve, společenství vlastníků jednotek nebo svěřenské fondy. A pro všechny tyto nové držitele datových schránek (očekává se cca 2 miliony nových schránek) budou samozřejmě platit stejná pravidla, jako pro ty současné, včetně všech výše uvedených změn.

Zřizování nových datových schránek se dotkne i všech digitálně gramotných nepodnikajících fyzických osob, a to automaticky použitím elektronické identity občana. Pokud po 1. lednu 2023 použijete bankovní identitu nebo jiný prostředek pro elektronickou identifikaci, dostanete automaticky datovou schránku, pokud jste ji do té doby neměli. Zůstává samozřejmě možnost si takovou schránku znepřístupnit (pro soukromoprávní komunikaci i vůči úřadům). Očekává se nárůst datových schránek až o 1 milion unikátních držitelů.

Jak zajistit, aby organizace i jednotlivce možný příliv zpráv v datové schránce nezaskočil? Můžete se obrátit na své klienty či zaměstnance s tím, že pro určitou komunikaci máte nastaveny jiné kanály. Takové opatření vám ale nezaručí, že i přes to dojde k platné a vymahatelné komunikaci přes datovou schránku.

Nejlepší proto bude využít těchto možností jako nové šance pro další digitalizaci procesů a agend. Datové schránky jsou jedním z nejúspěšnějších projektů českého e-Governmentu a fungují bez jakéhokoli vážnějšího incidentu již přes 13 let (od 1. 7. 2009). Za tu dobu přepravily přes jednu miliardu datových zpráv a reálně jich doručily přes 99 %, tj. skutečným přihlášením, nikoli jen fikcí (https://www.datoveschranky.info/statistiky). Oproti tomu v některých oblastech činí úspěšnost listinného doručování poštou méně než 50 %. Navíc využití datových schránek je levné (pro komunikaci s orgány veřejné moci úplně zdarma), rychlé, bezpečné a spolehlivé... a šetří naše lesy a životní prostředí. Po právní stránce je přenos a obsah zpráv činěn v rámci informačního systému veřejné správy, takže jej není třeba nijak dokazovat, neboť jeho správnost i pravost se předpokládají (ÚS II.ÚS 3518/11, II.ÚS 3643/11 ad.). Otáčí se tak důkazní břemeno na toho, kdo by obsah, dobu či jiné aspekty doručení nebo podání datovou schránkou zpochybňoval.

Zejména pro fyzické osoby je praktické připojení datové schránky do Portálu občana, využití trvalého bezpečného úložiště zpráv na infrastruktuře a náklady státu a nastavení rozšířených notifikací. V kombinaci s Mobilním klíčem e-Governmentu, který si můžete stáhnout jako aplikaci na Android i IOS, se tak může stát datová schránka uživatelsky mnohem přístupnější. Ovšem pozor, při nastavení notifikací v Portálu občana se i nepřečtená zpráva považuje ihned po dojití za doručenou (vytvoření notifikace zprávu „přijme“).

Navýšení kapacity datových zpráv od příštího roku na 1 GB, oproti dnešním 20/50 MB, je jistou třešničkou na dortu, která reálně pomůže zejména v případě objemných podání (např. na stavební úřad).

Zmiňované změny pro některé držitele datových schránek přinesou překvapení, ale věříme že vbrzku pozitivní. Očekáváme, že se datové schránky časem stanou zcela běžným (a vysoce důvěryhodným) komunikačním kanálem mnoha organizací a podnikatelů i pro soukromoprávní komunikaci. Ať už to bude v důsledku plánované informační kampaně cílené na pozitivnější vnímání datových schránek u nových uživatelů za desítky milionů Kč, proto, že cena soukromoprávní datové zprávy je již nyní mnohonásobně nižší než u klasického doporučeného dopisu, nebo i jen pro vlastní pohodlí