Čím dál častěji řešíme požadavky klientů na zavedení kompletně bezpapírového právního jednání a vybraných procesů. Díky bohu za ně, konečně se posouváme v digitální době tím správným směrem. Nahrazení klasické listinné podoby dokumentů podobou elektronickou má celou řadu výhod, o kterých nemá cenu polemizovat. Ať již papír odstraňují obří korporace, veřejná správa nebo začínající start-upy, vždy jde o důležité rozhodnutí, které provází celá řada právních aspektů.
Platné pravidlo „právo vždy zaostává za stavem techniky“ však nejen u nás reálně brzdí zejména paperless řešení v oblasti lidských zdrojů. Ukažme si to na příkladu distančního uzavírání pracovní smlouvy. Český zákoník práce obsahuje zvláštní pravidla pro doručování, která pro plně elektronickou verzi pracovní smlouvy stanoví prakticky nesplnitelné podmínky. Předpokládejme, že uzavření plně elektronické pracovní smlouvy má typický průběh a její návrh předkládá zaměstnavatel. Ten musí:
- návrh smlouvy doručit zaměstnanci prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací (osobní doručení elektronického dokumentu zatím české pracovní právo a praxe neznají);
- zajistit předchozí písemný souhlas zaměstnance s tímto způsobem doručování (souhlas se vykládá v převažující praxi jako jednorázový souhlas k doručení určitého dokumentu, nikoli jako souhlas paušální);
- předem od zaměstnance získat elektronickou adresu pro doručování;
- smlouvu podepsat uznávaným elektronickým podpisem (česká legislativní zkratka pro dva druhy elektronických podpisů založených na kvalifikovaném certifikátu, který však zaměstnavatelé často nemají); a současně
- doufat, že zaměstnanec doručení smlouvy potvrdí datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem (přičemž kvalifikovaný certifikát k podepisování nemá skoro žádný zaměstnanec), a to do 3 kalendářních dnů od odeslání.
Pokud kterýkoli z uvedených bodů není naplněn, doručení je neúčinné a smlouva již v této fázi neplatná. I pokud se podaří naplnit výše uvedené podmínky, stále nemáme vyhráno – prakticky to samé nás totiž čeká ještě jednou, tentokrát ze strany zaměstnance vůči zaměstnavateli. Zaměstnanec tedy musí vrátit pracovní smlouvu elektronicky po předchozím souhlasu zaměstnavatele s takovým doručováním na jím oznámenou adresu, smlouvu rovněž podepsat uznávaným elektronickým podpisem, a čekat, že zaměstnavatel potvrdí doručení smlouvy datovou zprávou se svým uznávaným elektronickým podpisem/uznávanou elektronickou pečetí do 3 kalendářních dnů od jejího odeslání. Pokud se cokoli z tohoto řetězce nepodaří, doručení je opět neúčinné a smlouva přímo ze zákona neplatná.
Ve snaze jít jednoduchou cestou elektronizace zaměstnavatelé relativně často nasazují webovou podpisovou platformu od třetí strany (původem obvykle z USA), která jim na svých stránkách líbivou formou slibuje, že mohou platně elektronicky podepisovat prakticky jakýkoli elektronický dokument. Ačkoli řada z nich (například i nejčastěji používaný DocuSign) umí pracovat i s elektronickými podpisy založenými na kvalifikovaném certifikátu, výše uvedená pravidla českého zákoníku práce naplnit žádná z platforem sama o sobě nedokáže. Nepomáhá nám ani relativně pro-elektronický občanský zákoník, neboť zákoník práce je vůči němu v otázce doručování ve vztahu speciality (a musí se proto vždy použít). Jelikož jsou klíčová ustanovení zákoníku práce kogentní, nelze tuto úpravu obejít ani šikovným nastavením principů doručování v pracovní či jiné smlouvě.
Výše uvedené bohužel neplatí pouze pro pracovní smlouvu, ale i pro další dokumenty dle § 334 odst. 1 zákoníku práce, tj. pro písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPP a DPČ), odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance, důležité písemnosti týkající se odměňování (mzdový výměr nebo platový výměr) a záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce. Existují jistě způsoby, jak se vypořádat s elektronizací i těchto dokumentů (především díky vlastnímu vhodně nastavenému elektronickému systému nebo pouze částečné elektronizaci s osobním předáním výtisků elektronicky generovaných dokumentů), v praxi jsme se však zatím nesetkali se systémem zaručujícím 100% bezpapírový styk zaměstnance a zaměstnavatele (tedy ani jeden list papíru vytisknutý v průběhu vzniku a při následném dlouhodobém uchovávání dokumentu), který by vyhovoval podmínkám českého pracovního práva.
Někteří z Vás namítnou, že přeci zákoník práce výslovně v § 20 drží i formálně vadné právní jednání, jímž vzniká nebo se mění základní pracovněprávní vztah, pokud se podle něj alespoň jedna ze stran již začala chovat. Formální vadou ale má být nedostatek písemné formy. Naše plně elektronicky uzavřená smlouva však písemná (spíše) bude, jen jsme ji nebyli schopni doručit v souladu se zvláštními požadavky zákoníku práce. Dle mého názoru nám uvedené podržení proto spíše nepomůže a rozpor s právní úpravou doručování tak může zabolet v případě soudního řízení či hloubkové kontroly inspektorátu práce.
Ačkoli se ve spolupráci s některými klienty snažíme aktivně působit ve prospěch legislativní změny zákoníku práce vstříc jeho rozumné elektronizaci, zatím na tomto poli (na rozdíl od jiných digitalizačních témat) bohužel nevíme o žádném pozitivním výsledku. Doufejme, že i přes tradiční přístup k ochraně zaměstnance jako slabší strany se velmi brzy povede přijmout takové legislativní řešení, které umožní digitalizaci a odstranění papíru i v agendě lidských zdrojů.
