Je známo, že pro soukromoprávní jednání v elektronické podobě jsou stanovena pouze minimální omezení. Při podepisování elektronického dokumentu v typických soukromoprávních vztazích lze užít jakýkoliv elektronický podpis, tedy i jeho nejjednodušší provedení v podobě dat v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě, nebo jsou s nimi logicky spojena. Každý takto podepsaný elektronický dokument by měl být platný. Bude tomu tak i když bude elektronický dokument „automaticky“ podepsán předem nastaveným počítačovým programem?
Automatizace snižuje potřeba přítomnosti člověka při vykonávání určité činnosti a pojí se zejména s opakujícími se úkoly, což může být například i každodenní podepisování zpravidla typově stejných dokumentů (v některých organizacích se může jednat i o stovky dokumentů denně). Předem nastavený počítačový program by v takovém případě nahrazoval bezprostřední osobní přítomnost jednající osoby, která by se fakticky i z pohledu práva s elektronickým dokumentem nesetkala. I přes to by u správně nastaveného řešení mělo být možné dovodit, že taková osoba bude původcem nebo schvalujícím podpisových nastavení počítačového programu a dokument je proto řádně podepsán.
Takové právní jednání je v praxi zcela běžné, zejména ve finančním sektoru či energetice. Například každou smlouvu nebo jednostranné právní jednání v takových organizacích nepodepisují elektronickými podpisy (zpravidla připojením obrázku vlastnoručního podpisu bez dalších vlastností) fyzicky přítomné osoby, ale automaticky s jejich souhlasem nastavené programy. Běžně nelze rozporovat, že jde o právní jednání dané organizace zastoupené „podepsanou“ fyzickou osobou, tedy o platné právní jednání.
Jelikož v České republice zatím schází výslovná úprava tzv. autonomního elektronického agenta, který by automatické jednání organizací a jejich zástupců aproboval, je zapotřebí si pomáhat podpůrnými právními argumenty. Těmi mohou být např. domněnka poctivosti jednajících osob, povinnost přihlédnout při výkladu projevu vůle k zavedené praxi smluvních stran anebo povinnost hledět na právní jednání spíše jako na platné než jako na neplatné.
Není tedy vždy nezbytné, aby podepisující věděl, co podepisuje. Stejně jako v listinném světě lze beze sporu také v elektronickém světě podepsat i dokument, který někdo předloží a podepisující si jej nepřečte (důvěřuje, že v dokumentu bude to, co očekává). Při podepisování stohu několika set dokumentů si jen málokterý manažer (např. ředitel školy při podpisu vysvědčení nebo ředitel společnosti při podpisu mzdových výměrů) každý dokument pozorně pročte. Vhodnou digitalizací takové agendy existuje nesporně možnost elektronické podpisy provádět pro konkrétní dokumenty automatizovaně, a to jak pro vybraná jednání tak i hromadně, tedy vygenerováním několika set dokumentů jediným „klikem“ tak, že se na každém z nich díky nastavení programu objeví elektronický podpis příslušného podepisujícího.
Výjimkou při plném automatizování a hromadném jednání by byla úroveň elektronického podpisu, která vylučuje plně automatizované či hromadné podepisování. To je případ kvalifikovaného elektronického podpisu, tedy nejvyššího dostupného provedení elektronického podpisu, u níž právní úprava i technické vlastnosti předpokládají jeho vytváření pro každý jednotlivý případ konkrétní osobou pro každý elektronický dokument zvlášť. Kvalifikovaný elektronický podpis je spojen s prostředkem, který musí mít podepisující pod výhradní kontrolou, a který nesmí bránit tomu, aby byla podepisovaná data předložena podepisující osobě před vlastním podepsáním. Tento závěr není překvapivý, pokud si uvědomíme, že takový podpis má každý stát v EU pokládat bez výjimky za vlastnoruční a v některých státech má takový podpis dokonce sílu úředně ověřeného podpisu.
Při digitalizaci se proto vyplatí v každém případě pečlivě zkoumat dostupná řešení ještě před jejich nasazením v organizaci a přezkoumávat prohlášení jejich dodavatelů. Ačkoli jsou dopady případného hromadného podepisování kvalifikovaným elektronickým podpisem spíše nejasné, plně automatizované nebo hromadné podepisování kvalifikovaným elektronickým podpisem je z hlediska jeho regulatorního a technického nesprávnou praxí.