Jak zajistit kontrolu společnosti a přístup k informacím o společnosti společníkům či akcionářům? Jak na efektivní kontrolu společnosti tak, aby nebyly informace zneužity a zároveň se předešlo potencionálním konfliktům?
Úvod: Proč je kontrola a přístup k informacím klíčový pro zdravé fungování společnosti?
Transparentnost a efektivní přístup k informacím jsou základem zdravých vztahů mezi společníky. Bez řádné a pravidelné kontroly a dostatečného přístupu k informacím může docházet k nedorozuměním, ztrátě důvěry, negativnímu ovlivnění vztahů ve společnosti, a dokonce až k finančním a právním problémům, potažmo sporům. Tento proces je klíčový nejen pro menšinové společníky či akcionáře (k zákonným rozdílům v přístupu k informacích pro společníky a akcionáře blíže viz níže) tak, aby byl zajištěn rovný přístup, ale i pro většinové vlastníky, aby mohli efektivně řídit společnost a předcházet sporům.
Dobrá správa informací také umožňuje rychlejší rozhodování, snadnější plánování a posiluje důvěru mezi všemi zúčastněnými stranami. Moderní podnikatelské prostředí navíc vyžaduje, aby společnosti byly připraveny čelit rostoucím výzvám spojeným s digitalizací a kybernetickou bezpečností.
Práva společníků a akcionářů na informace
1. Zákonný rámec přístupu k informacím:
Český právní řád stanovuje právo společníků na přístup k informacím o společnosti, jakož i právo nahlížet do dokladů společnosti a kontrolovat údaje obsažené v předložených dokladech, což zahrnuje zejména:
- Účetní závěrky
- Zápisy z valných hromad a rozhodnutí orgánů společnosti
- Smlouvy
Tyto dokumenty a informace v nich obsažené jsou často klíčové pro posouzení, zda společnost postupuje v souladu se zákonem, společenskou smlouvou a vytyčenými obchodními cíli.
Povinnost poskytovat informace je důležitá nejen z hlediska zákonných požadavků, ale také pro posílení důvěry ve vedení společnosti.
Informace jsou rovněž důležité pro rozhodování a hlasování společníků či akcionářů na valné hromadě společnosti.
2. Práva společníků či akcionářů ve vztahu k právu na informace:
Společnici mají vcelku široké právo požadovat informace o společnosti, nahlížení do dokladů a dokumentů společnosti a kontrolovat údaje obsažené v předložených dokumentech.
Na druhé straně akcionáři mají ze zákona právo na informace mnohem užší než společníci ve společnosti s ručením omezeným. Akcionář může požadovat a obdržet pouze vysvětlení záležitosti týkající se společnosti, potřebuji-li takové vysvětlení po posouzení obsahu záležitosti zařazené na program valné hromady nebo pro výkon jeho akcionářských práv na této valné hromadě.
Tato práva poskytují společníkům a akcionářům určitou formu kontroly společnosti tak, aby se mohli správně ve vztahu k řízení společnosti rozhodovat a chrání rovnováhu mezi jednotlivými vlastníky společnosti.
Otevřenost je klíčem k předcházení konfliktům a zajištění spravedlivého zacházení se všemi společníky.
3. Hranice přístupu k informacím:
Přestože právo na informace je široké, existují určité limity, především v podobě ochrany utajovaných skutečností.
Při nastavování práv a povinností společníků a akcionářů je vždy vhodné zvážit, zda zákonná úprava prostředí dané společnosti vyhovuje. Pokud není zákonná úprava vyhovující, je vhodné upravit právo na informace v zakladatelském dokumentu, typicky jej rozšířit ve stanovách, potažmo v akcionářské či společnické dohodě, aby nedocházelo ke sporům.
Mechanismy kontroly ve společnosti
1. Dozorčí rada:
Dozorčí rada je klíčový orgán zajišťující kontrolu nad činností společnosti a jejím statutárním orgánem. Sleduje hospodaření, prověřuje strategická rozhodnutí a chrání zájmy společníků a akcionářů.
Tento orgán je povinný u akciových společností dualistického systému a dobrovolný u společností s ručením omezeným.
2. Externí audity:
Pravidelné audity prováděné nezávislými odborníky poskytují objektivní pohled na finanční situaci a fungování společnosti. Audity pomáhají odhalit potenciální problémy a zvyšují důvěru mezi společníky či akcionáři ve vztahu ke společnosti. Moderní audity zahrnují nejen finanční analýzu, ale také hodnocení rizik a efektivity vnitřních procesů společnosti.
3. Interní kontrolní mechanismy:
Společnosti mohou zavést interní procesy, které umožňují pravidelnou kontrolu klíčových aspektů jejich fungování, například prostřednictvím pravidelných zpráv a reportů pro její společníky. Interní kontrola může při vhodném nastavení minimalizovat riziko chyb a nesrovnalostí.
Digitální nástroje, jako jsou softwary pro správu dokumentů a reporting, mohou významně zefektivnit procesy interní kontroly a posílit důvěru společníků.
Výzvy spojené s přístupem k informacím
1. Zneužití informací:
Existuje riziko, že společníci mohou získané informace využít k vlastním účelům, například pro konkurenční činnost.
Prevence zneužití zahrnuje jasně definované sankce a pravidla pro zachování důvěrnosti, typicky stanovené v dohodě mezi společníky.
2. Konflikty mezi společníky či akcionáři:
Nejasnosti ohledně přístupu k informacím mohou vést k nedůvěře a konfliktům, ať už mezi společníky či akcionáři navzájem nebo mezi společníky či akcionáři ve vztahu ke společnosti. Řešením je transparentnost a předem definovaná pravidla pro zpřístupnění informací. Mediace a jiné formy alternativního řešení sporů mohou pomoci zmírnit napětí a najít společné řešení.
3. Technologické výzvy:
Digitalizace společnosti přináší nové požadavky na bezpečné uchovávání a sdílení informací. Je vhodné, aby se společnosti zamyslely nad vhodnými investicemi do kybernetické bezpečnosti a efektivních informačních systémů.
Příklady z praxe
1. Úspěšné zavedení interních mechanismů:
Středně velká výrobní firma zavedla pravidelné měsíční zprávy o výkonnosti, které byly přístupné všem společníkům. Tento krok zlepšil informovanost a eliminoval obavy z nedostatku přístupu k informacím.
Zpětná vazba od společníků poskytnutá společnosti pomohla optimalizovat provozní procesy a zvýšit efektivitu.
2. Ochrana obchodního tajemství:
Technologická společnost čelila situaci, kdy jeden ze společníků požadoval přístup k citlivým datům o vývoji nového produktu. Díky jasně definovaným pravidlům v dohodě společníků a společenské smlouvě se podařilo zajistit rovnováhu mezi ochranou společnosti a právem společníka na informace.
Doporučení pro efektivní přístup k informacím
1. Jasná pravidla v zakladatelském dokumentu a akcionářské či společnické dohodě:
Práva a povinnosti týkající se přístupu k informacím by měla být zakotvena v zakladatelských dokumentech společnosti a akcionářské či společnické dohodě. Přesná definice přístupových práv minimalizuje možnost vzniku sporů.
2. Transparentní komunikace:
Pravidelné sdílení klíčových informací podporuje důvěru a předchází konfliktům. Transparentnost zahrnuje i pravidelné aktualizace týkající se změn v legislativě nebo strategii společnosti.
3. Investice do technologií:
Moderní informační systémy zajišťují bezpečný a efektivní přístup k datům. Automatizace procesů umožňuje rychlejší přístup k informacím a zvyšuje produktivitu.
Závěr
Kontrola a přístup k informacím jsou základními kameny pro správné fungování každé společnosti. Otevřenost, pravidelné sdílení informací a efektivní kontrolní mechanismy posilují důvěru mezi společníky, a to jak mezi nimi navzájem, tak ve vztahu ke společnosti. Zároveň chrání společnost před potenciálními problémy, jako je zneužití informací nebo nedůvěra mezi členy společnosti.
V HAVEL & PARTNERS máme bohaté zkušenosti s nastavováním efektivních systémů kontroly a informačních procesů. Rádi vám pomůžeme vytvořit prostředí, které podporuje spolupráci a zajišťuje stabilní růst vaší společnosti.
