V srpnu se společně vrátíme k valným hromadám a podíváme se na rozhodnutí 27 Cdo 3018/2025. Zaměříme se na otázku, která se může jevit jako čistě formální, v praxi má ale pro společnosti i akcionáře konkrétní dopady: kdy je zápis z valné hromady řádně vyhotoven a kdy společnost skutečně splní povinnost poskytnout akcionáři jeho kopii.
Akcionář s 10% podílem na základním kapitálu společnosti požádal po valné hromadě o zaslání kopie zápisu. Jeho zástupce obdržel e-mailem dokument označený jako zápis z jednání valné hromady „ke konfirmaci, popřípadě připomínkám“. Šlo však o nepodepsaný wordový soubor bez příloh. Zástupce akcionáře navrhl jeho úpravy a opakovaně žádal o zaslání konečné verze, společnost mu ji ale neposkytla.
Společnost namítala, že svou povinnost splnila už zasláním tohoto elektronického dokumentu. Soud prvního stupně i odvolací soud jí daly za pravdu. Za rozhodující považovaly, že společnost dokument označila za zápis z valné hromady; jeho nepodepsání ani absence příloh podle nich nebránily závěru, že šlo o zápis.
Nejvyšší soud tento závěr odmítl a rozhodnutí obou soudů zrušil. Zdůraznil, že zápis z valné hromady zachycuje její průběh, přijatá usnesení, výsledky hlasování a případné protesty. Pro akcionáře jde o významný podklad pro výkon jejich práv, například při posuzování, zda jsou dány důvody pro napadení usnesení valné hromady.
Společnost proto svou povinnost splní až vyhotovením zápisu se všemi zákonem stanovenými náležitostmi. Zápis musí obsahovat předepsané údaje a být podepsán osobami, které zákon k jeho podpisu vyžaduje. Jeho součástí musí být také předložené návrhy, prohlášení a listina přítomných.
Akcionář má přitom právo na kompletní kopii takto řádně vyhotoveného zápisu včetně příloh. Nepodepsaný, volně editovatelný soubor bez příloh, byť jej společnost označí za zápis z valné hromady, tuto povinnost nesplňuje.
V HAVEL & PARTNERS při organizaci valných hromad klientům pomáháme nastavit celý proces tak, aby neskončil samotným jednáním. Součástí přípravy je i řádné dokončení zápisu zvolenými osobami, zajištění potřebných podpisů a uchování všech jeho příloh. Právě tyto navazující kroky mohou být později rozhodující pro výkon práv akcionářů i pro případný spor.
