Došly Vám květiny na hotelu nebo nějaký druh potravin v regále? Chybí Vám na skladě zemědělský výrobek, bez jehož zpracování se ve výrobě prostě neobejdete? Pro běžného odběratele není nic jednoduššího než vytočit jedno telefonní číslo. Pokud jste však odběratel, který má vůči dodavateli významnou tržní sílu, tak ten telefon zase rychle položte a nejdříve si přečtěte třetí epizodu našeho seriálu. Je věnována požadavku na písemnost smluv s dodavateli potravin a zemědělských produktů.
Jak jsme psali v předchozí epizodě, novelou ZVTS došlo k významnému rozšíření okruhu adresátů této regulace. Řadě odběratelů tak vznikla nově povinnost uzavírat s dodavateli, vůči kterým mají tito odběratelé významnou tržní sílu, veškerá obchodní ujednání v písemné formě. A to vždy před zahájením dodávek či poskytování souvisejících služeb.
V praxi požadavek písemnosti dopadá na širokou škálu obchodních situací, od uzavírání rámcových smluv o dodávkách, přes jednotlivé dílčí objednávky, až po různé promoční dohody nebo změny ceníků. Písemná forma musí být současně dodržena v rámci celého procesu komunikace s dodavatelem včetně řešení odstoupení či změny podmínek již sjednané smlouvy.
Znamená to tedy, že smlouvy s dodavateli je třeba po novele ZVTS uzavírat jen na papíře? Máme pro Vás dobrou zprávu. Není to tak hrozné. Možnosti jsou širší.
Povinnost písemnosti a jak ji dodržet
Požadavek písemnosti je obecně splněn tehdy, umožňuje-li zvolená forma zachytit obsah ujednání a zaručit věrohodnost jeho původu a neporušenost obsahu dohody v čase.
Obchodní ujednání tak mohou být vedle listiny s vlastnoručním podpisem uzavírána i elektronicky, např. prostřednictvím zprávy do datové schránky či za pomoci certifikovaných služeb umožňujících elektronické podepisování dokumentů.
O něco komplikovanější je situace v případě uzavírání odběratelsko-dodavatelských smluv prostřednictvím e-mailové komunikace s prostým elektronickým podpisem nebo třeba skrze program DocuSign či systém EDI. Ve zmíněných případech je dle ÚOHS třeba přijmout dodatečná opatření právě k zajištění dostatečné věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu obchodních ujednání.
Například v podobě nastavení pravidel komunikace e-mailem (kdo a jak může za jednotlivé strany e-maily odesílat a co lze jejich prostřednictvím dojednat). Předmětná opatření musí být sjednána dopředu, a to buď ve smlouvě uzavřené mezi odběratelem a dodavatelem přímo k takovému účelu (typicky smlouvy o používání EDI či DocuSign), nebo současně s dalšími obchodními podmínkami v rámcové smlouvě (typicky řešení komunikace e-mailem).
Jako na zavolanou, nebo raději ne?
I když je možností sjednání dohody nakonec poměrně hodně, požadavek písemnosti určitě nenaplní ústní či telefonická komunikace. To může v praxi činit obtíže zejména v případě zajišťování rychlého doplňování čerstvého zboží či udržování určitého minimálního množství produktů v regálu (týká se zejména tzv. ambulantního způsobu prodeje).
Povinnost písemnosti dopadá nejen na samotné (zadání) objednávky, ale i na jejich následnou akceptaci ze strany dodavatele (bez této akceptace nejde o dohodu). Bez dalšího tak není možné, aby odběratel poslal e-mail s objednávkou a dodavatel pak jen zboží dovezl (případně dokonce dostal od odběratele pokutu za to, že zboží nedodal v objednávce uvedeném čase a požadovaném množství). Toto lze samozřejmě vyřešit nastavením vhodného způsobu přijetí objednávky v rámcové smlouvě.
Takovým způsobem nicméně nemůže být automatická akceptace objednávek (tedy konstrukce, že objednávka je dodavatelem akceptována, pokud nebyla z jeho strany ve stanoveném čase výslovně odmítnuta), a to ani když bude sjednána předem. Tento způsob přijetí objednávky totiž nenaplňuje předpoklad písemné dohody o všech relevantních podmínkách dodávky, jak vysvětluje ÚOHS.
Věříme, že jsme Vám pomohli zorientovat se v nástrahách písemnosti. Pokud si však stále nejste jisti, jak tento požadavek správně splnit, obraťte se na nás (písemně i telefonicky 😉).
NA CO PAMATOVAT?
- Má-li odběratel vůči dodavateli významnou tržní sílu, všechna obchodní ujednání musí být uzavřena v písemné formě, a to před zahájením dodávek či poskytnutí navazujících služeb.
- Smlouvy lze uzavírat v listinné podobě, ale i elektronicky (někdy je ovšem třeba takový způsob uzavření dohody mezi stranami dopředu nastavit).
- Nelze využívat konstrukci objednávek s automatickou akceptací.
A CO BUDE PŘÍŠTĚ?
- Budeme se věnovat lhůtě splatnosti, která nesmí přesáhnout 30 dní.
